Regulamin świadczenia usług

§1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez KONCEPT-IT z siedzibą w Praszce,ul. Mickiewicza 3 zwanego dalej „Usługodawcą", w ramach systemu CzasPracyInstalatora.

1.2. System CzasPracyInstalatora (zwany dalej „Systemem") to oprogramowanie SaaS (Software as a Service) umożliwiające ewidencję czasu pracy pracowników oraz podwykonawców firm instalatorskich, dostępne poprzez panel webowy oraz aplikację mobilną na system Android.

1.3. Korzystanie z Systemu jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszym Regulaminem i jego pełną akceptacją.

1.4. Usługodawca świadczy usługi na podstawie przepisów prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Kodeksu Cywilnego.

§2. Definicje

• System — oprogramowanie CzasPracyInstalatora dostępne pod adresem czaspracyinstalatora.pl oraz jako aplikacja mobilna.
• Usługodawca — KONCEPT-IT Piotr Wawrzyniak, biuro@koncept-it.pl, tel. 535 071 312.
• Użytkownik / Klient — osoba fizyczna lub prawna prowadząca działalność gospodarczą, która zarejestrowała konto w Systemie jako szef firmy.
• Pracownik — osoba upoważniona przez Użytkownika do korzystania z aplikacji mobilnej Systemu za pomocą PIN-u; Pracownik nie jest stroną umowy z Usługodawcą.
• Konto — zbiór zasobów przypisanych do Użytkownika, zabezpieczony loginem i hasłem.
• Licencja — uprawnienie do korzystania z określonego planu Systemu, aktywowane kodem aktywacyjnym.
• Subskrypcja — odpłatny dostęp do Systemu w ramach planu Basic lub Pro.
• Okres rozliczeniowy — okres, na który zawierana jest subskrypcja (12 miesięcy).

§3. Rejestracja i konto

3.1. Rejestracja w Systemie jest bezpłatna i dostępna pod adresem czaspracyinstalatora.pl/panel/register.

3.2. Do rejestracji wymagane jest podanie: nazwy firmy, NIP firmy, imienia i nazwiska, adresu email oraz hasła.

3.3. Po rejestracji na podany adres email wysyłany jest link aktywacyjny. Konto staje się aktywne dopiero po kliknięciu linku aktywacyjnego.

3.4. Użytkownik zobowiązuje się do:

• podania prawdziwych i aktualnych danych,
• zachowania hasła w tajemnicy i nieudostępniania go osobom trzecim,
• niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o nieautoryzowanym dostępie do konta.

3.5. Jeden NIP firmy może być powiązany tylko z jednym kontem w Systemie.

3.6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji podanych danych i odmowy rejestracji bez podania przyczyny.

§4. Plany licencyjne i opłaty

4.1. System oferuje następujące plany:

Plan Free (bezpłatny)

• Do 3 pracowników
• Historia wpisów: 3 miesiące
• Raporty PDF
• Brak wysyłki email, powiadomień push i eksportu Excel

Plan Basic (płatny)

• Do 10 pracowników
• Historia wpisów: 12 miesięcy
• Wszystkie funkcje z wyjątkiem własnego logo w PDF

Plan Pro (płatny)

• Nielimitowana liczba pracowników
• Historia wpisów bez limitu
• Wszystkie funkcje w tym własne logo w PDF

4.2. Aktualne ceny planów dostępne są na stronie czaspracyinstalatora.pl. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cen z zachowaniem postanowień §12.

4.3. Płatność za plany Basic i Pro odbywa się z góry, na podstawie faktury VAT wystawianej przez Usługodawcę na dane podane przez Użytkownika.

4.4. Termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty wystawienia, o ile Strony nie uzgodnią inaczej.

4.5. W przypadku braku płatności w terminie Usługodawca ma prawo do zawieszenia konta do czasu uregulowania należności.

4.6. Opłaty nie podlegają zwrotowi, chyba że obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

4.7. Użytkownik będący konsumentem ma prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia, pod warunkiem że nie rozpoczął korzystania z płatnej usługi.

§5. Aktywacja licencji

5.1. Aktywacja planu Basic lub Pro następuje po:

• złożeniu zamówienia przez formularz na stronie lub kontakt z Usługodawcą,
• zaksięgowaniu płatności przez Usługodawcę,
• otrzymaniu i wpisaniu kodu aktywacyjnego w panelu Użytkownika.

5.2. Kod aktywacyjny jest jednorazowy, przypisany do NIP firmy i traci ważność po użyciu.

5.3. Licencja jest aktywna przez okres 12 miesięcy od daty aktywacji, chyba że strony uzgodnią inny okres.

5.4. Po wygaśnięciu licencji konto automatycznie przechodzi na plan Free. Dane Użytkownika są zachowane.

§6. Warunki korzystania z Systemu

6.1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem oraz obowiązującym prawem.

6.2. Zabrania się:

• podejmowania prób nieuprawnionego dostępu do Systemu lub danych innych Użytkowników,
• wprowadzania do Systemu treści nielegalnych, naruszających prawa osób trzecich lub dobre obyczaje,
• wykorzystywania Systemu do celów niezgodnych z jego przeznaczeniem,
• odsprzedaży dostępu do Systemu osobom trzecim,
• reverse engineeringu, dekompilacji lub modyfikacji oprogramowania Systemu.

6.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za działania swoich Pracowników korzystających z aplikacji mobilnej w ramach konta Użytkownika.

6.4. Użytkownik zobowiązuje się poinformować swoich Pracowników o zasadach korzystania z Systemu i uzyskać wymagane zgody.

§7. Dostępność i poziom usług (SLA)

7.1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby System był dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

7.2. Usługodawca gwarantuje dostępność Systemu na poziomie 95% w skali miesiąca (z wyłączeniem planowanych przerw serwisowych).

7.3. Planowane przerwy serwisowe będą komunikowane z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem przez email lub komunikat w Systemie.

7.4. W przypadku awarii Usługodawca zobowiązuje się do jej usunięcia w terminie:

• awarie krytyczne (brak dostępu do Systemu): do 4 godzin w dni robocze,
• awarie istotne (ograniczona funkcjonalność): do 24 godzin w dni robocze,
• awarie drobne: do 5 dni roboczych.

7.5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Systemu spowodowaną:

• czynnikami zewnętrznymi (awarie infrastruktury dostawców internetu, siła wyższa),
• działaniami Użytkownika niezgodnymi z Regulaminem,
• planowanymi pracami serwisowymi.

§8. Odpowiedzialność

8.1. Usługodawca odpowiada za prawidłowe działanie Systemu zgodnie z jego specyfikacją.

8.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• utratę danych spowodowaną działaniem lub zaniechaniem Użytkownika,
• szkody wynikłe z korzystania z Systemu niezgodnie z Regulaminem,
• poprawność danych wprowadzanych przez Użytkownika i jego Pracowników,
• decyzje biznesowe podjęte na podstawie danych z Systemu,
• szkody pośrednie, utracone korzyści lub szkody wynikłe z przerwy w działalności.

8.3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu jednego zdarzenia nie może przekroczyć kwoty opłaty uiszczonej przez Użytkownika w ostatnim miesiącu przed wystąpieniem szkody.

8.4. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Systemu przez siebie i swoich Pracowników.

§9. Ochrona danych osobowych

9.1. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest Usługodawca — KONCEPT-IT Piotr Wawrzyniak,46-320 Praszka, ul. Mickiewicza 3, biuro@koncept-it.pl.

9.2. Dane osobowe Użytkownika (imię, nazwisko, email, NIP, dane firmy) przetwarzane są w celu świadczenia usług, wystawiania faktur i kontaktu.

9.3. Dane Pracowników Użytkownika (PIN, imię, nazwisko, numer telefonu, adres email) są wprowadzane i zarządzane wyłącznie przez Użytkownika. Usługodawca przechowuje te dane jedynie w celu technicznej realizacji usługi ewidencji czasu pracy na zlecenie Użytkownika.

9.4. Usługodawca nie przetwarza danych Pracowników w celach własnych i nie udostępnia ich osobom trzecim.

9.5. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem czaspracyinstalatora.pl/politykaprywatnosci.html.

9.6. Dane Użytkownika przechowywane są przez okres trwania umowy oraz 5 lat po jej zakończeniu (dla celów podatkowych i księgowych).

§10. Własność intelektualna

10.1. System CzasPracyInstalatora, w tym kod źródłowy, interfejs graficzny, logotypy i dokumentacja, stanowią własność intelektualną Usługodawcy i są chronione przepisami prawa autorskiego.

10.2. Użytkownik nabywa jedynie niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Systemu na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.

10.3. Użytkownik nie jest uprawniony do kopiowania, modyfikowania, dystrybucji ani tworzenia dzieł zależnych na podstawie Systemu.

10.4. Dane wprowadzone przez Użytkownika do Systemu stanowią własność Użytkownika. Na żądanie Użytkownika Usługodawca udostępni eksport danych w formacie Excel lub PDF.

§11. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

11.1. Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z korzystania z Systemu przez kontakt z Usługodawcą na adres biuro@koncept-it.pl.

11.2. W przypadku rezygnacji z planu płatnego przed upływem okresu rozliczeniowego, opłata za niewykorzystany okres nie jest zwracana.

11.3. Usługodawca może zawiesić konto Użytkownika w przypadku:

• naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu,
• braku płatności po upływie terminu i dodatkowego 7-dniowego okresu karencji,
• podejrzenia nieuprawnionego korzystania z Systemu.

11.4. Usługodawca może trwale usunąć konto Użytkownika w przypadku:

• rażącego naruszenia Regulaminu,
• braku płatności przez okres dłuższy niż 30 dni po terminie,
• na wyraźne żądanie Użytkownika.

11.5. Po usunięciu konta dane Użytkownika są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat dla dokumentacji finansowej), a następnie usuwane.

11.6. Usługodawca ma prawo do zaprzestania świadczenia usług z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, informując Użytkowników drogą elektroniczną.

§12. Zmiany Regulaminu i cennika

12.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.

12.2. O zmianach Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną (email) z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

12.3. Zmiany cennika dla aktywnych subskrypcji wchodzą w życie nie wcześniej niż po upływie bieżącego okresu rozliczeniowego i z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

12.4. Jeśli Użytkownik nie akceptuje zmian Regulaminu lub cennika, może rozwiązać umowę przed wejściem zmian w życie bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

12.5. Kontynuowanie korzystania z Systemu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

§13. Reklamacje

13.1. Reklamacje dotyczące świadczonych usług należy składać na adres email: biuro@koncept-it.pl.

13.2. Reklamacja powinna zawierać:

• dane identyfikacyjne Użytkownika (nazwa firmy, email),
• opis problemu i okoliczności jego wystąpienia,
• oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji.

13.3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania.

13.4. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Użytkownik zostanie poinformowany drogą elektroniczną.

§14. Postanowienia końcowe

14.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

14.2. Wszelkie spory wynikłe z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

14.3. Jeśli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc obowiązującą.

14.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2026 r.